Best Practices for WhatsApp API Berichtensjablonen and Sessie Berichten

Met WhatsApp-berichtsjablonen kun je actief communiceren en aantrekkelijke ervaringen opbouwen met je klanten. You can send templated support messages, notifications, account updates, alerts, and twee-factor authenticatie codes.

If it’s your first time using the WhatsApp API, then be aware that WhatsApp enforces stronger rules and restrictions than other messaging channels. We’ve put together guidelines and best practices to help zorgen voor goedkeuring van uw sjabloonberichten — from getting started to sending out Sjablonen voor WhatsApp-berichten:

• Berichtensjablonen versus sessieberichten

• Berichtformaten die mogen worden gebruikt op WhatsApp API

• Regels om te beginnen met het verzenden van WhatsApp-berichtsjablonen

• Beste praktijken om te voorkomen dat uw berichten worden geweigerd

• Begin met het versturen van WhatsApp-berichtsjablonen met MessageBird

Berichtsjablonen vs Sessieberichten met WhatsApp API

De WhatsApp API allows you to interact with your customers in two ways: 

• Sessieberichten: These are responses from your business to a customer, when a klant initieert a conversation with your business on WhatsApp.

• Berichtensjablonen: These are templated outbound messages you send to customers, that require klant opt-in.

‍

Klantendienst venster

De biggest difference between message types is what WhatsApp calls the Klantendienst venster. The Customer Care Window is a 24-hour timeframe that allows you to communicate with your customers and respond to their queries — it starts when your customer sends their first message.

Session Messages

Sessieberichten bevatten media-bijlagen (afbeeldingen, video's, GIF's, enz.) and help you provide better and faster customer support.

You don’t need to get these messages pre-approved as long as you follow WhatsApp zakelijk beleid and WhatsApp Handelsbeleid.

MessageBird's WhatsApp API staat de volgende formaten toe voor Session Messages:

• Text messages (supports formatting such as bold, italic, strikethrough & code)

• Text messages with URL (can enable preview URLs & all URLs are clickable)

• Send/receive media messages (audio, document, image, sticker & video)

• Plaats van verzending/ontvangst

• Knoppen (binnenkort!)

Sjabloon Berichten

U kunt alleen Sjabloonberichten sturen naar gebruikers die zich hebben aangemeld om deze van u te ontvangen. These templated messages are typically used for transactional notifications like purchase confirmations, delivery alerts, etc.

Aangezien Sjabloonberichten naar gebruikers worden gestuurd buiten het 24-uurs klantendienstvenster, they are required to be highly structured and paid for (de tarieven verschillen per land).

Here is an example of a WhatsApp Sjabloonbericht:

In hun documentatielegt WhatsApp uit dat je geen promotiemateriaal mag sturen via sjabloonberichten. However, WhatsApp has recently started beta testing non-transactional notifications in Indonesia and Mexico. These new notifications templates include promotional and marketing messages. 

Talk to our verkoopteam if you want to be part of the beta program.

Welke formaten zijn toegestaan op berichtsjablonen?

The most recent WhatsApp API update allows you to send the following content types: text, message templates, images, documents and audio. 

WhatsApp definieert de verschillende varianten als:

1. Tekstberichten

2. Media berichten

3. Berichtensjablonen

4. Andere berichttypes

Regardless of the content type, je moet je berichten vooraf laten goedkeuren voordat je live gaat... — and don’t be surprised if your first message(s) get rejected by WhatsApp. Our MessageBird team has developed the following guidelines and best practices to help prevent your WhatsApp Berichtensjablonen from rejection.

10 regels om te voorkomen dat je WhatsApp-berichtsjablonen worden geweigerd

Als je deze best practices volgt, zorg je voor een snelle goedkeuring van je sjablonen door WhatsApp, zodat je kunt beginnen met het versturen van berichten.

1. Categorieën WhatsApp-berichtsjablonen

Zorg ervoor dat uw berichten in een van de volgende categorieën vallen:

• Account update: Give customers updates about changes to their accounts.

• Alarm update: Send notifications on order updates or delivery services.

• Afspraak update: Send appointment reminders and confirmations.

• Automatisch antwoord: Send automatic messages during your Holidays or outside of work hours.

• Oplossing van het probleem: Respond to questions, issues or information customers need from you.

• Betalingsupdate: Confirm that payments were successfully processed.

• Persoonlijke Financiën Update: Update customers on personal finance queries.

• Reservering update: Keep customers up to date with their reservations. 

• Verzendingsupdate: Send shipping updates on new purchases or orders.

• Ticket Update: Confirm and send ticketing update status.

• Transport update: Update customers on transportation related tickets.
  ‍

2. Grammaticale fouten en taalkeuze

Misspelling and grammatical errors can automatically flag your messages as spam or untrustworthy. Zorg ervoor dat u de spelling van uw berichten controleert - en dubbel controleert - voordat u ze verzendt.

Your Berichtensjabloon must also match the language you’ve selected. If you are sending a message in Bahasa, but you’ve selected Engels as the message language, your message will be automatically rejected. Hier is een lijst of supported languages by WhatsApp.

3. Opmaakregels

Dit zijn de opmaakrichtlijnen die u moet volgen bij het schrijven van uw Berichtensjablonen:

1. Naamgeving van het sjabloon: The name of your message template can only contain lowercase alphanumeric and underscores (e.g. account_update_1) Make your message template name clear. 

2. Grootte van sjabloon: The message has a limitation of 1024 characters and can not include new lines, tabs or more than 4 consecutive characters.

3. Moet op tekst gebaseerd zijn: letters, digits, special characters, emojis, and WhatsApp specific formats.

Met WhatsApp kun je ook geselecteerde tekst in je berichten opmaken met Vet, Cursief, Doorgestreept of Monospace:

4. Variabelen voor uw berichtensjablonen

The Message Template uses numbered placeholders '{{x}}' for each variable in the message. Each variable can be replaced with text that contains letters, digits, special characters, or spaces. 

For our example, {{1}} is the name or the customer, {{2}} is how frequently the company is sending naar de customer, {{3}} is the training ID of that specific client.

Here is how it would need to submitted for approval in our Sandbox:

"Hoi {{1}}! Bedankt voor het starten van je persoonlijke trainingsplan. We sturen je een {{2}} update met je nieuwe schema. Je kunt online inloggen met je trainings ID {{3}}. Blijf fit!"

Hier is hoe een Account Registratie bericht eruit zou zien:

"Hoi Anna! Bedankt voor het starten van je persoonlijke trainingsplan. We sturen je wekelijks een update met je nieuwe schema. Je kunt online inloggen met je trainings ID 1234. Blijf fit!"

For additional help writing your WhatsApp messages, check out deze gids.

5. URL's gebruiken voor uw berichten

WhatsApp recommends sending links or URLs from your business domain. For example, if you are sharing a product link, you should share the full URL: https://bird.com/channels/whatsapp-marketing

We don’t recommend using Korte links or third party URL shortener such as Bitly: https://bit.ly/3t8RDEj

6. 24-uurs regel

Understand how the 24 uur per dag klantenservice works and follow the rules of engagement. You can chat with a person for up to 24 hours after a customer first initiates a chat with you. Outside of the Customer Care Window, you should alleen berichten versturen via goedgekeurde berichtensjablonen. Sending other types of messages can lead to your account being flagged or blocked.

7. De Opt-in regel

You must receive expliciete opt-in from the end user before you can start sending WhatsApp Template messages. Opt-in kan niet worden verondersteld en moet door de eindgebruiker worden goedgekeurd. The opt-in must 

• Vermeld duidelijk dat de persoon ervoor kiest om via WhatsApp berichten van jou te ontvangen.

• Vermeld duidelijk de naam van uw bedrijf

Wees specifiek in uw boodschap en gebruik duidelijke taal. Voorbeeld:

"Om (e-facturen en leveringsberichten) te ontvangen op (+31 XXX XXX) van MessageBird, antwoord ja."

Violating this rule can lead to your account/number being blocked. If you are still unsure, read onze WhatsApp richtlijnen for customer opt-in.

8. Verzamel geen klantgegevens en probeer geen promoties te voeren.

WhatsApp is slowly rolling out new promotion and marketing message templates starting in Indonesia and Mexico; however, if you are sending messages outside of those regions we recommend avoiding upselling, coupon codes, cold-call messages or sending links with polls to collect customer data otherwise your account could be flagged or blocked. 

9. Chatautomatisering met escalatiepaden

Je kunt chatbots en chatautomatisering gebruiken om te reageren binnen het Customer Care Window, maar je bent verplicht om duidelijke en directe escalatiepaden naar menselijke agenten in te stellen.

Deze escalatiepaden omvatten:

• In Chat Human Agent overdracht

• Telefoonnummer

• E-mail

• Webondersteuning (op de bedrijfswebsite)

• In-store bezoeken (ex: bezoek winkel, bankfiliaal)

• Ondersteuningsformulier

10. De kwaliteit van uw berichten verbeteren van laag naar gemiddeld binnen 7 dagen

WhatsApp tracks the kwaliteit of your messages as laag (rood), gemiddeld (medium) of hoog (groen). 

If you are not able to improve the quality rating of your messages from low to medium within a 7-day period, WhatsApp will disable your templates and prevent you from sending new messages or even reject other ones. 

Voorbeelden van geweigerde berichten

There are a aantal redenen as to why berichten kunnen worden geweigerd. We wanted to share some examples of messages that were rejected so that you don’t make the same mistake:

• Promotie coupon: Hallo. Bedankt voor het kopen van je schoenen. Krijg 5% op je volgende aankoop met deze coupon code {{2}}. Hier is uw instapkaart, met stoelverdeling en gate informatie. Als u 5% wilt besparen op uw diner aan boord, bestel dan uw maaltijd via onze app.‍

• Verkeerde formaten: Hi {{1}} | Order Information: {{2}}‍

• Mix of languages: Hallo! Dit is Shoe Co, Gracias por comprar tus zapatos.‍

• Gevoelige informatie: Hallo! Geef uw volledige bankrekeningnummer om uw zoekopdrachten te verwerken.

• ‍Enquêtes: Hoi, we willen graag weten hoe je denkt over bepaalde voedselgroepen. Vind je het erg om mee te doen aan een onderzoek?‍

• Koude gesprekken: Is het geen goed moment om te praten? Dank u voor uw interesse. Kunnen we nu praten?

For additional examples, please refer to our guide "Waarom is het berichtsjabloon afgewezen?".

Klaar om WhatsApp te gaan gebruiken?

De WhatsApp Business API van MessageBird connects you to your customers on the world’s most popular messaging app via our powerful API's, tools like Flow Builder and Inbox,, or native integrations like Zendesk. Onze klanten gebruiken WhatsApp voor klantenondersteuning, het versturen van waarschuwingen en meldingen, en zelfs twee-factor authenticatie.

‍‍‍
De WhatsApp Business API van MessageBird offers:

• Eenvoudige integratie: Send and receive WhatsApp messages without having to host, manage or take care of software updates.

• End-to-end WhatsApp-encryptie: All your information is secure.

• Rijke berichtgeving: CTA and quick-reply buttons, share and receive images, locations, files, audio, and inbound videos.

• 24/7 ondersteuning: Our offices around the world provide unparalleled support in every time zone, 24 hours a day, 7 days a week.

Word vandaag lid and start sending WhatsApp Message Templates for your business!