Hur kan ni som global organisation demokratisera skapandet och distributionen av e-post så att ni kan nå kunderna på några timmar, inte dagar eller veckor?

Det var frågan som Scaled Agile behövde besvara. Scaled Agile tillhandahåller Scaled Agile Framework® (SAFe®), ett arbetssätt som hjälper över 20 000 företag över hela världen. SAFe® gör det möjligt för företag att uppnå och bibehålla agilitet i verksamheten.

Scaled Agiles kunder utbildas via en rollbaserad läroplan i SAFe Studio™, en onlineplattform för att lära sig, praktisera och hantera SAFe. Med mer än en miljon medarbetare som utbildats i SAFe® och ett partnernätverk med över 500 medlemsföretag, främjar organisationen innovation inom nästan alla branscher.

När Scaled Agile växte visste företaget att det behövde en lika smidig e-postlösning. En lösning som tog bort flaskhalsar och utökade antalet kompetenta medarbetare som var involverade i processen för att skapa och revidera e-postmeddelanden, allt utan att fördröja tiden till marknaden.

När Scaled Agile såg vilken effektivitet och produktivitet MessageBirds produkt - Taxi for Email - kunde erbjuda dem, var beslutet att samarbeta självklart.

Utmaningen: En tråkig och ineffektiv process för att skapa e-post

Innan Taxi implementerades körde Scaled Agile alla e-postmeddelanden, oavsett avsändare eller syfte, genom ett fåtal utvalda marknadsförare. Teamet växlade fram och tillbaka mellan befintliga verktyg som inte gav den typ av åtkomst, användargränssnitt och kreativa frihet som de behövde. Det lilla teamet blev snabbt överbelastat med redigeringar av copy, design och backend HTML-infrastruktur. Naturligtvis ledde denna godkännandeprocess till långa, ineffektiva tidslinjer för att skapa och distribuera e-post.

"Det fanns fler flaskhalsar helt enkelt för att färre personer hade möjlighet att bygga våra e-postmeddelanden", säger Adam Wilbur, marknadsdirektör på Scaled Agile. "Även om vi hade ett designsystem med mallar på den tiden behövde alla som ville sätta ihop ett e-postmeddelande åtminstone vissa HTML-kunskaper."

Därför var avdelningar som försäljning och HR tvungna att arbeta med en copywriter i ett Google Doc, och sedan med en designer. Därefter genomgick varje e-post flera testomgångar och godkändes av ledningen. Vissa team blev helt enkelt oseriösa och bestämde sig för att skicka ut sina egna e-postmeddelanden, utan vägledning från marknadsföringsteamet, för att helt undvika processen.

"Alla dessa granskningar och revideringar gjorde att vi inte hann med och att andra avdelningar blev alltför beroende av marknadsavdelningen för att få jobbet gjort", tillade Adam. De behövde ett verktyg som flera team kunde använda för att leverera e-postinnehåll och utkastlänkar till rätt personer utan att bryta mot några viktiga processer eller mallar.

Allt detta förändrades när Scaled Agile såg vilka marknadsförings- och kommunikationsresultat de kunde uppnå med hjälp av de funktioner som Taxi erbjuder.

Lösningen: En flexibel, lättanvänd e-postlösning och process

Förutom att underlätta samarbetet sökte Scaled Agiles team en e-postpartner som kunde leverera den kreativa flexibilitet och processflexibilitet som de önskade. De tittade på andra leverantörer, men alla hade problem med allt från integritetsfrågor till begränsat antal platser per licens.

2019 började Scaled Agile med Taxi med hjälp av en e-postmall. År 2022, som en del av deras varumärkesarbete, ersatte de e-postmallen med en moderniserad och omprofilerad version som en del av startpaketet för företag. Detta paket gav Scaled Agile verktygen för att implementera ett nytt utseende och känsla i alla sina e-postmeddelanden för att matcha deras uppdaterade varumärke.

Med Taxis hjälp omkonfigurerade Scaled Agiles marknadsföringsteam över 80 automatiserade e-postmeddelanden på bara några veckor istället för månader.

Idag använder Scaled Agile-teamet Taxi för att konsekvent nå sina kommunikations-KPI:er tack vare en robust process som ger andra team än marknadsföringsavdelningen möjlighet att skapa unika budskap som gör kunderna nöjda (och håller sig till varumärket).

Det bästa av allt är att de tekniska problemen har varit obefintliga. Scaled Agiles marknadsföringsledning sa att de bara hade behövt kontakta Taxi Stöd en gång efter implementeringen eftersom plattformen är "så lätt att använda".

Hur Taxi for Email hjälper Scaled Agile att demokratisera e-postskapande och öka effektiviteten

Med MessageBirds taxilösning som drivkraft för deras e-postekosystem har olika team på Scaled Agile fullständig frihet att bestämma vad som ska ingå i interna eller externa meddelanden.

Innan Taxi var administratörer oroliga för att ge användare åtkomst - en liten ändring kunde leda till en teknisk mardröm. Nu kan sälj- och HR-teamen skapa sina egna unika e-postmeddelanden eller campaigns utan att behöva oroa sig för att något ska gå sönder eller att intressenter ska behöva kopplas in varje gång en redigering behövs.

Det innebär att marknadsföringsteamet slipper tråkiga granskningsuppgifter och kan arbeta med andra initiativ som leder till leads och intäkter. Som Lauren Clark, Partner Marketing Manager på Scaled Agile, uttryckte det: "Det enkla samarbetet tar bort en hel del av gissningarna i processen."

"Ett bra exempel på detta i praktiken är vår e-postserie för HR:s onboarding som heter 'Dagens tips'", tillade hon. "Nyanställda får 30 dagars e-postmeddelanden med ämnen som sträcker sig från vårt hälsoprogram till en demo av hur man ställer in en e-postsignatur. Även om vi har tvärfunktionella team och entreprenörer som arbetar med dessa e-postmeddelanden har jag aldrig behövt titta på ett enda."

"Det är en säker plats för användare att skapa, redigera och granska tillsammans."

Taxi har avsevärt demokratiserat utrullningsprocessen för e-post i alla Scaled Agiles affärsenheter. Med fler kreatörer som samarbetar i ett intuitivt ekosystem märks förbättringar drastiskt inom tre huvudområden.

1. E-postprocessen för att skriva, granska och distribuera är smidigare och snabbare

Med hjälp av Taxi har företaget minskat behandlingstiden för e-post campaigns från flera veckor till bara några timmar. Den förbättrade flexibiliteten gör att Scaled Agile kan få igång sammankopplade e-post campaigns och drips på nolltid. Idag är företagets marknadsförings- och försäljningsinsatser skalbara och mer konkurrenskraftiga på marknaden.

"Istället för att låta någon skriva ett utkast i ett delat dokument, skicka det till en copywriter och sedan skicka det vidare till någon annan för godkännande, har vi minskat den cykeltiden drastiskt", förklarar Lauren. "Medarbetarna lägger bara in det i Taxi, delar mejlet med någon för att få de nödvändiga godkännandena och sedan är det klart."

En granskningsprocess som finns på en enda URL-plats är den typ av optimerat arbetsflöde som man vanligtvis inte ser inom marknadsföring. "Vanligtvis kan det ta en vecka eller mer att få ut ett e-postmeddelande, beroende på företagets process", tillägger Eva. "Med Taxi kan jag skicka ut ett e-postmeddelande på bara några timmar."

Föga förvånande ökade Scaled Agile sin volym skickad e-post avsevärt för alla sina team jämfört med föregående år med Taxi.

2. Djupgående kundanpassning och support ökar produktiviteten

"Är det varumärkesanpassat?" är en fråga som Scaled Agiles marknadsföringsteam inte längre behöver ställa om sina e-postmeddelanden. En av anledningarna till att e-post skapas genom flera lager av marknadsföring är att det är svårt att vara konsekvent med varumärket.

Att manuellt säkerställa att alla mallar är korrekt utformade och att riktlinjerna följs kan vara en stor uppgift. Även om timmar eller dagar läggs ner på denna uppgift är det inte värt någonting om andra avdelningar inte följer planen.

Taxis anpassningsbara mallsystem för e-post skyddade dock Scaled Agiles varumärke från att bli offer för designfel, felaktiga meddelanden och e-postmeddelanden som inte var anpassade till varumärket. Företagets marknadsföringsteam uppdaterade över 100 e-postmeddelanden med de lättanvända klon- och redigeringsfunktionerna, en process som annars skulle ha tagit dem månader att slutföra.

"Det är så enkelt att anpassa e-postmeddelanden med hjälp av den överordnade versionen från en pågående eller tidigare kampanj och klona den till de kundspecifikationer du behöver", säger Lauren. "Det har hjälpt vår ABM-strategi att 'Vi kan skicka mycket mer anpassade e-postmeddelanden snabbt. Vi behöver inte vänta. Design är inte att göra rubriker längre. Det är vi som bara skriver in det, vilket är så trevligt."

Denna strömlinjeformade metod innebär att anställda, entreprenörer och andra intressenter kan vara så kreativa som möjligt utan att gå utanför etablerade varumärkesriktlinjer.

3. A/B-testning och sökfunktionalitet ger tydlighet i kampanjkonfigurationen

Email marketing spelar en viktig roll i Scaled Agiles vinnande kommunikationsstrategi, mycket tack vare de dussintals tester som de genomför och lär sig av. Testerna möjliggör en striktare versionskontroll av e-postmeddelanden, vilket säkerställer att inga oseriösa varumärkeselement skickas till kunder eller potentiella kunder. Bättre testning har lett till en förenklad och effektiv process för utrullning av kampanjer för Scaled Agile.

Taxis funktioner för testning och kvalitetssäkring (QA) gör det möjligt för intressenter att förhandsgranska e-postmeddelanden för dator eller mobil i realtid, även när andra gör ytterligare redigeringar. Tack vare dessa funktioner kunde Scaled Agile, ett företag som aldrig hade haft en formaliserad QA-process, på mindre än ett år köra mer än 55 tester på element som ämnesrader, bilder, målgruppssegment och knapptext.

"Om jag behöver ändra sidfoten i en serie med 10 meddelanden kan jag direkt överföra det till varje e-postmeddelande genom att redigera den överordnade mallen", tillägger Eva. "Det är fördelaktigt för transaktionsmeddelanden och A/B-testning för oss nu - mycket mer än det brukade vara."

Med en katalog över alla skickade e-postmeddelanden till hands kan Scaled Agiles anställda utnyttja Taxis sökfunktion för att komma åt tidigare campaigns och använda sitt stora arkiv för att informera om framtida framgångar.

Vad händer härnäst för Scaled Agile och MessageBirds Taxi for Email?

Efter implementeringen av Taxi och omprofileringen nyligen lever Scaled Agile i ett e-postnirvana. Marknadsföringen är fri och blomstrar nu när ingen längre behöver lägga ner timmar och åter timmar på att skapa eller granska e-postutskick.

Med över 100 robusta e-postmallar för anställda inom försäljning, marknadsföring och HR vill Scaled Agiles ledning segmentera praxis ytterligare med "varumärken" som kommer att rullas upp under deras huvudmejlmallar.

"Brands är ett alternativ för att skapa undermallar av din huvudmall och modifiera vissa saker", förklarar Eva. "När huvudmallen uppdateras påverkar dessa ändringar alla associerade varumärken. Så istället för att skapa en separat mall för japanska, låt oss säga, skulle du ha ett japanskt varumärke utanför huvudmallen."

Med Taxis hjälp är Scaled Agile väl positionerat för att utöka sin e-postverksamhet för att nå ut till specifika regionala och branschspecifika målgrupper och frigöra ännu mer intäktspotential på lång sikt.

Om Scaled Agile

Scaled Agile, Inc. är leverantören av SAFe®, världens mest betrodda system för affärsmässig agilitet. Genom integrerade lösningar som hjälper team att hitta bättre sätt att arbeta omdefinierar Scaled Agile hur världens ledande organisationer identifierar och levererar kundvärde, utnyttjar nya möjligheter och förbättrar affärsresultaten. Över 20 000 företag och myndigheter förlitar sig på SAFe och Scaled Agiles globala partnernätverk för att påskynda digital innovation och konkurrera på en snabbt föränderlig marknad. Läs mer på scaledagile.com.

Om MessageBird

MessageBirds mission är att skapa en värld där det är lika enkelt att kommunicera med ett företag som att prata med en vän. Vi driver kommunikationen mellan företag och deras kunder - över alla kanaler, alltid med rätt sammanhang och i alla hörn av världen. Om du någonsin har beställt takeaway, returnerat ett paket, kontaktat kundtjänst eller begärt en inloggningskod är det nästan garanterat att dina interaktioner har drivits av MessageBirds teknik.

Vår plattform, våra applikationer och våra API:er hjälper företag att effektivisera konversationer genom sina kunders föredragna channels - som WhatsApp, e-post, SMS, röst, WeChat, Messenger, Instagram - och bygga kraftfulla och engagerande upplevelser. MessageBirds out of the box-funktionalitet och omnichannel-expertis hjälper kunskapsarbetare att bli produktiva direkt, med verktyg för att bygga bra marknadsföring campaigns, kundserviceupplevelser eller automatiserade affärsprocesser.

MessageBird har sitt huvudkontor i Amsterdam och hanterar över 5 biljoner+ meddelanden, samtal och e-post för över 29 000+ kunder som Google, Facebook och Uber via channels som WhatApp, e-post, SMS och många fler. Vi grundades 2011 och har vuxit till ett kraftfullt team med 800+ anställda som representerar mer än 55 nationaliteter, och vi är stolta över att vara ett "Remote Friendly" företag.